面接設定率がアップするメッセージの書き方

好印象のメッセージで応募者の心をつかむ

せっかくの応募を無駄にしないためにも、面接日程の案内メッセージは丁寧かつわかりやすく伝えましょう。応募者は職場の対応からも印象を判断しています。配慮に欠けた文面は、面接前の辞退や法人イメージの低下につながることも。
※メッセージは管理画面から送信できます。

【文字のコミュニケーションで注意したいポイント】

◆第一印象の影響が大きい
選考を始める「面接日程のやり取り」の段階で悪い印象を与えてしまうと、志望意欲の低下や選考辞退につながる可能性があります。

◆文字だけでは伝わりにくい
対面や電話と異なり、メッセージは文字情報のみです。応募者の読むタイミングや気持ちもわからないため、言葉選びにはより慎重さが求められます。

◆データとして残るリスク
送ったメッセージは応募者の手元に残ります。不躾な内容は、ネットや友人間で共有される可能性もあり、法人の印象を損なう原因になりかねません。

【メッセージ送信の3原則】
◆礼儀正しく
初対面の相手だからこそ、名前を名乗り、丁寧な言葉遣いを意識。挨拶や応募へのお礼も忘れずに。

◆短い文章で伝える
長文は読まれにくく、伝わりづらくなります。一文一意を意識し、箇条書きで要点を整理するのも効果的。

◆連絡・返信はスピード重視
応募者は複数応募をしています。他社より早く連絡することで、面接につながる可能性が高まります。

返信率アップ！面接日程調整メッセージの書き方

たった1通のメッセージで、印象が大きく変わることがあります。面接日程の調整では、返信しやすく感じてもらえるよう、書き方に工夫が必要です。鍵となるのは「好感度」と「わかりやすさ」。文字には、人柄がにじむからこそ、丁寧さと配慮が大切です。

【嫌われるメッセージと好かれるメッセージを比較】
選考する側とはいえ、横柄だったり一方的な連絡は、応募者に悪印象を与えてしまいます。
ここでは「NGメッセージ」と「好印象メッセージ」を比較してご紹介します。

事例【1】

× 嫌われるメッセージ＜用件がわかりにくい＞

応募を受け付けさせていただきました。今後の選考は書類と面接になります。つきましては応募書類と面接の日程をお願いします。
選考の都合上、3日以内にご連絡ください。

↓

◎ 好かれるメッセージ＜用件が明確＞

ご応募ありがとうございます。受付いたしました。
さっそく面接にお越しいただきたく、候補日をお送りします。
28日（木）までにご希望日時をメッセージでお知らせください。
※履歴書と職務経歴書をご持参ください。

事例【2】

× 嫌われるメッセージ＜上から目線＞

面接しますので、来れる日程を返信してください。
火曜日と金曜日が面接可能です。早めに返信してください。

↓

◎ 好かれるメッセージ＜返信しやすい＞

以下の日程でご都合はいかがでしょうか？
・7/14(木) 10:00〜16:00
・7/19(火) 13:00〜18:00
・7/22(金) 15:00〜19:00
※第1〜第3希望をお知らせください。他の日時も調整いたします。

事例【3】

× 嫌われるメッセージ＜感情的な表現＞

まだ返信が来ていません！！
3日以内と伝えたはずです！
早急に返信してください！！！

↓

◎ 好かれるメッセージ＜丁寧な表現＞

先日ご案内をお送りしましたが、ご都合いかがでしょうか。
できるだけご希望に添えるよう調整いたしますので、
ご連絡いただけますと幸いです。

1通のメッセージが応募者の意思決定を左右します。悪い印象を与えてしまうと、選考に辞退される可能性が高まります。

◆印象の悪いメッセージを受け取った応募者
「ブラック職場かもしれない」と誤解される恐れがあります。
わかりにくい文章や横柄な言葉遣いに気をつけ、面接前の辞退を防ぎましょう。

◆印象の良いメッセージを受け取った応募者
「働きやすそうな職場だ」と安心できます。
応募者は転職活動中に迷いや不安を感じています。
応募のお礼や選考中に気遣いを感じると、志望意欲が上がります。

今日から使える！面接日程調整メッセージの最強テンプレ

面接日程の調整では、「返信しやすさ」がポイントです。応募者に「この職場、感じが良さそう」と思ってもらえるよう、丁寧でわかりやすいメッセージを心がけましょう。

＜メッセージテンプレート＞

〇〇様
はじめまして。〇〇ケア芝公園、採用担当の◎◎です。
この度は、ご応募ありがとうございました。早速ですが、ぜひ面接に
お越しいただきたく、連絡を差し上げました。以下の日程で予定しております。
ご希望の日時を2~3つ程度教えていただけますでしょうか。

【日程・時間】
・7/14(木) 10:00~16:00 スタート
・7/19(火) 13:00~18:00 スタート
・7/22(金) 15:00~19:00 スタート

【場所】
〇〇ケア芝公園 ※最寄り駅：地下鉄「芝公園」徒歩 8 分、「大門」徒歩 10 分

【ご連絡事項】
・所要時間は1時間を予定しております
・上記日程でご都合が合わない場合は、ご希望の日時を教えてください

それでは、ご希望日時の返信メッセージをお待ちしております。

【お問合せはこちらまで】
株式会社△△ケア有料老人ホーム〇〇ケア芝公園：人事担当◎◎
電話：[phone] メール：[e-mail]
ホームページ：https://xxxxx.co.jp/saiyo

【面接日程メッセージ｜書き方チェック】

□ 冒頭で担当者名を名乗り、応募のお礼を伝える
□ 文面は丁寧かつ簡潔に、一文一意を意識して書く
□ 候補日は複数・時間帯も幅広く提示する
□ 候補日以外の調整も可能であることを一言添える
□ 面接場所は最寄り駅からの所要時間を記載
□ 電話番号やURLなど連絡先を記載する

【読みやすくなる簡単テクニック】
◆強調をつける
【】や★、●などの記号で要点を目立たせましょう。

＜例文＞

【ご希望の面接日時をご返信ください】
※第1希望から第3希望まで

(面接日程)
●7/14(木) 10:00~16:00 スタート
●7/19(火) 13:00~18:00 スタート
●7/25(月) 15:00~19:00 スタート

◆箇条書きを活用する
番号や記号で整理すると伝わりやすくなります。

＜例文＞
〈面接の流れ〉
[1] 自己紹介・志望動機
[2] 職歴や挑戦したい業務（1〜3問）
[3] 業務説明
[4] 質疑応答
※所要時間は1時間程度です。

◆表現を言い換える
柔らかく丁寧な印象になる言葉選びを意識しましょう。

＜例文＞
× それは対応していないので…
◎ 別の方法で対応いたします

× 何でもよいので聞いてください
◎ 業務や条件で不明点があれば、お知らせください

1件の応募はとても大切です。連絡・返信のスピードを速くし、丁寧でわかりやすいメッセージを送ることで、面接設定率が高まります。

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